Hoy lo más común es llevar a cabo la comunicación laboral a través del correo electrónico. Desde los años 90’s se ha proliferado esta modalidad, por lo que la transferencia de comunicaciones a la era digital se ha ido incrementando.
Como primer punto, si quieres una comunicación por correo electrónico formal, esta debe hacerse a través de correo corporativo. Al igual que en el correo escrito, la formalidad debe ir impregnada en el correo electrónico. La formalidad no se divorcia en ningún momento, por el contrario, correos electrónicos conservadores denotan la buena imagen de la compañía, inclusive del profesional que los escribe.
A continuación te damos algunos ejemplos de correo electrónico formal para descargar gratis en Word.
Tabla de contenidos
Ejemplos de correo electrónico formal
Modelo de correo electrónico formal para descargar gratis
Es importante tomar en cuenta que no necesita incluir dirección, por defecto el correo lo tiene al igual que los datos del destinatario, por lo que únicamente deberá incluirse el saludo respectiva al iniciar el correo electrónico. Te recomendamos que el asunto sea conciso y que aborde la parte elemental del correo electrónico.
Asunto: [Escribir el asunto a tratar]
Apreciado [Nombre y Apellido],
El motivo de la presente comunicación es para hacerle un atento recordatorio de la reunión que debe programar su oficina, con motivo del coordinar el decimo encuentro de empresarios juveniles.
Además, le comento que adjunto encontrará la minuta de la reunión sostenida con los representantes de diferentes organizaciones juveniles, como primer acercamiento para el encuentro nacional. La sometemos a su consideración y revisión, a fin de que pueda darnos su aprobación o bien comentarnos los cambios que debemos hacer para su posterior difusión con los asistentes.
No está de más comentarle que en nuestras oficinas el salón de juntas está a la entera disponibilidad para que llevemos a cabo la reunión, solamente necesitaremos la confirmación del día y hora con 48 horas de anticipación.
Quedamos atentos a sus comentarios.
Atentamente,
[Nombre completo]
[Número de teléfono móvil]
[Skype]
Modelo de correo electrónico formal para rellenar con Word
Es importante tomar en cuenta que no necesita incluir dirección, por defecto el correo lo tiene al igual que los datos del destinatario, por lo que únicamente deberá incluirse el saludo respectiva al iniciar el correo electrónico. Te recomendamos que el asunto sea conciso y que aborde la parte elemental del correo electrónico.
Asunto: [Convivio navideño 2019]
Estimado Equipo:
Es un gusto saludarlos. Les escribo para compartirles excelentes noticias. Hemos sido favorecidos para organizar el próximo convivio de fin de año que se llevará cabo en la segunda semana de diciembre.
Por ser parte del equipo de organización, tenemos permiso para tener nuestras reuniones de organización todos los viernes a partir de la tercera semana de octubre. Disponemos de un presupuesto apropiado para los 2,000 colaboradores. Por otra parte, la Gerencia general nos ha autorizado un bono a fin de año a cada uno de los que participen en la organización del evento.
Quiero comentarles que han sido seleccionados por su proactividad e innovación, por lo que me complace sean parte de nuestro equipo.
Estaremos enviado información detallada en los próximos días.
Saludos cordiales,
[Nombre completo]
[Número de teléfono móvil]
[Skype]
Cómo escribir un email formal
Algunas generalidades de como escribir el correo electrónico son las siguientes:
- El asunto del email es una de las partes más importantes del correo electrónico formal. La mayoría del tiempo depende un asunto llamativo la pronta respuesta de este.
- Si tu envías el correo electrónico empieza la redacción con un breve saludo.
- Si recibes el correo electrónico y das una respuesta, inicia siempre con un agradecimiento por el correo electrónico recibido. Es importante que no elimines la secuencia de correos electrónicos enviados, ya que esto sirve de referencia para saber la secuencia de enviados. El correo electrónico te da dos opciones de respuesta que son: Responder y responder a todos, esta ultima en el caso que tengas mas de un destinatario en el correo primario y deseas informarlo de la respuesta.
- Selecciona el nivel de importancia en el que debe ser enviado el correo electrónico, esto ayudará a dar prioridad al receptor para su posterior lectura.
- Si el correo electrónico lleva archivo(s) adjunto(s), hazlo saber al destinatario en el cuerpo del correo electrónico, así estará informado que hay información adicional que debe descargar.
- En los destinatarios encontrarás tres opciones que son:
- A: Destinatario principal
- CC: Significa con copia, puede ser un inmediato superior o alguien que debe estar enterado.
- CCO: Significa con copia oculta, puedes escribir la dirección de alguien que desees este enterado de la comunicación y no deseas que el destinatario primario vea la dirección.
Otra forma de uso es cuando envías correos masivos y deseas preservar la confidencialidad de los mismos.
Estructura del correo electrónico formal
La estructura del correo electrónico formal es bastante sencilla, sin embargo, hay ciertos aspectos que no debes olvidar.
- Asunto: Incluir tres palabras relevantes, no se recomienda que sea muy largo. Es lo primero que leerá el destinatario después de tu nombre.
- Saludo corto: Por ejemplo, Estimado señor Barrios. Al igual que en las cartas formales. Se recomienda no escribir abreviaturas.
- Cuerpo del correo electrónico: En el primer párrafo deberá abordarse con el objetivo central por cual estas escribiendo el correo electrónico, el segundo párrafo debe ser argumentativo y el tercer párrafo debe ser un llamado a la acción.
- Despedida: La despedida es formal. Utiliza palabras de agradecimiento por la atención recibía al presente correo electrónico, y ponte a la orden para poder ampliar cualquier información recibida.
- Firma: Se recomienda sea una firma institucional, que incluya tu nombre e información de contacto.
11 consejos para redactar un correo electrónico formal eficaz
- No coloques abreviaturas. Es un correo electrónico formal por lo que deberás colocar las palabras completas.
- Pon especial atención a la ortografía y la gramática.
- Utiliza frases de transición entre párrafos.
- La regla de párrafos de no más de cinco líneas no se rompe en el correo electrónico.
- Nuevamente te recordamos debe ser enviado desde un correo institucional, es decir, con dominio propio.
- No olvides, comas, tildes, y cualquier otro tipo de signo de puntuación que debe ser utilizado.
- Los saludos son formales, por lo que un simple no está permitido.
- Configura tu correo electrónico en el Outlook, hay opciones para correos electrónicos más formales desde esta herramienta
- Incluye una firma institucional con el logo de la empresa, datos generales como teléfono y extensión, teléfono directo si lo hay, teléfono móvil, dirección de la empresa y página web.
- Utiliza este tipo de redacción formal cuando es un correo para enviar información a tus clientes sobre un producto o servicio disponible.
- No abuses de los archivos adjuntos, mientras más pensado en kb, más probabilidades hay que la cuenta receptora no reciba el correo y lo bloquee, por considerarlo spam. Si deseas enviar muchos archivos es mejor que utilices un Dropbox o alguna cuenta que te lo permita, así no afectarás la cuenta del destinatario.
