En una sociedad como la actual, en donde abunda una gran cantidad de ofertas y servicios es importante cuidar al cliente y su satisfacción o insatisfacción y estar atentos a la posibilidad de recibir cartas de reclamación.
Por ello, resulta primordial tener un mecanismo de protección frente al abuso o a la equivocación que una empresa pudiera cometer a la hora de entregar su producto, para ello son ideales las cartas de reclamación.
¿Para que sirve?: Una carta de reclamación sirve para que alguien pueda mostrar su insatisfacción frente a una oferta engañosa o de mala calidad.
Ejemplos de carta de reclamación
A continuación, te mostramos un par de modelos de cartas de reclamación para que modifiques algunos datos o las reescribas según tu necesidad.
Revísalas con detenimiento porque, aun cuando no sean específicas para tu caso, te servirán como guía.
Modelo de carta de reclamación genérica
[Fecha]
Departamento de reclamaciones [Nombre de la empresa],
Presente
Antes que todo les saludo respetuosamente y me presento. Soy [Nombre], titular del documento de identidad [número de documento], y el pasado [día], de [mes] de [año], efectué la compra de [nombre del producto] en su tienda [nombre o sucursal].
El mismo tenía una serie de especificaciones en su oferta que no se correspondían con el que recibí. A continuación, paso a detallar a lo que me refiero.
Lo que se ofrecía en el catálogo tenía unas medidas de [cm o metros] y un color/capacidad de [medidas correspondientes]. Sin embargo, yo recibí uno incompleto/más pequeño de lo que debía, por lo que no funcionó para el propósito que tenía en mente, con lo cual, además, perdí tiempo valioso en traslados e intento de instalación.
Espero, por tanto, que me resuelva el inconveniente, pues conservo la factura en donde se especifica que lo que menciono es cierto. Para ello, le pido se apegue estrictamente a la garantía y me responda por el error a la mayor brevedad posible.
De antemano, quedo pendiente de su respuesta y le adjunto debajo de mi firma, tanto mi dirección de correo electrónico como mi número telefónico de modo que se le facilite contactarme con prontitud.
Atentamente,
[Tu nombre]
[Correo electrónico]
[Número de teléfono]
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Modelo de carta de reclamación con un caso específico
[Fecha]
[Nombre de la empresa o compañía]:
[Número de teléfono]:
Presente
Les saludo respetuosamente para informarles que en la más reciente entrega de mercancía que me hicieron, la cantidad de alimentos con problemas en el proceso de congelación fue más de la mitad.
Esto, como bien podrán imaginar, implica una serie de problemas para poder ofrecerlos de venta al público y para cumplir con los lineamientos que el organismo de sanidad impone, lo cual me obliga a solicitarles el cambio de los productos que se vieron afectados por la situación ya descrita.
Al mismo tiempo, me es oportuno mencionarles que esta es la segunda vez durante el año que acontece una situación similar, razón por la cual les solicito mayor precaución para próximas ocasiones, pues cuando esto sucede, las ventas en mi empresa disminuyen considerablemente y pongo en riesgo mi relación con clientes de confianza.
Al final del texto, incluyo datos como mi dirección de correo electrónico y mi número telefónico, de manera que la persona encargada de estos casos se ponga en contacto conmigo de manera urgente.
Sin otro asunto a que hacer mención, me despido atentamente de ustedes:
[Tu nombre]
[Correo electrónico]
[Número de teléfono]
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¿Qué es una carta de reclamación?
Una carta de reclamación es un documento para expresar malestar o inconformidad con un servicio o producto recibido.
Por ejemplo:
Asumamos que vas a comprar un disco duro. Cuando revisas las especificaciones, en la etiqueta adhesiva dice que su capacidad es de 1TB. Justo cuando llegas a tu casa y lo instalas en la computadora, entras en el panel y te das cuenta que solo tiene 500 Gb o, lo que es lo mismo, medio TB.
Entonces se prenden las alarmas porque cuando lo compraste la promesa fue una específica, pero lo que obtuviste fue otra muy distinta.
Así es como nacen la mayoría de las reclamaciones, como resultado de una promesa de producto o servicio incumplida.
Dicho esto, la carta de reclamación debe especificar qué fue lo que se compró y las características que ofrecía el vendedor o prestador del servicio, esos datos servirán para cotejarlos con los obtenidos y hacer que la reclamación sea legítima.
Características de una carta de reclamación
- La carta de reclamación debe ser concisa y precisa. Esto significa que su extensión no debe superar una cuartilla y que se dese referir al caso puntual que dio origen a redacción.
- Debe ser específica. Para ello, asegúrate de tener datos que sustenten tu reclamación como fecha de compra, monto, defectos o características que lo hacen incompleto. Si te basas en la factura de compra o en algún documento legal, mejor aún.
- Debe dirigirse a un destinario Algunas personas hacen cartas de reclamación sin mencionar si quiera la empresa a la cual se dirigen. Esto es un error porque la hace impersonal. Procura dirigirte exactamente a la persona o departamento encargado de resolver casos como el tuyo.
- Menciona plazos de satisfacción. Incluye la cantidad de días en la que esperas obtener respuesta. Por ejemplo, guíate por lo que se expresa en la factura para evitar que te den largas en el asunto.
- Si ese plazo no está estipulado, revisa los que exprese la ley de tu país o fija uno que sea prudencial. Por lo general, 5 días es un tope común.
Cuándo utilizar una carta de reclamación
Algunas personas dan por perdidas algunas de las situaciones insatisfactorias que tienen haciendo negocios o comprando algún producto.
El circuito básico es: quedan insatisfechos, reclaman o se quejan (no son lo mismo), logran que se les atienda o, cuando no obtienen respuesta, cesan las reclamaciones.
Pero lo que ignoran, es que hacer una reclamación a voz no siempre es el último recurso, sino que también pueden hacerlo a través de una carta.
La carta de reclamación es lo que corresponde cuando no se logra el cometido legítimo de ser resarcido de un producto o servicio incompleto, engañoso o defectuoso, al menos no a través de las conversaciones directas.
Digamos que se trata de un recurso que puede ser empleado después de no haber sido atendido en las primeras instancias y que funciona muy bien, incluso, cuando la reclamación se hará pública, por ejemplo, en algún diario especializado para tal fin.
Para mejorar la redacción de tu carta, descubre cómo hacer una carta formal.
