Vivimos en un mundo de comunicaciones, donde constantemente tenemos que estar en contacto. No es lo mismo enviar cartas a tu madre, que a una empresa, por ello hay dos tipos de carta: formal e informal.
Una carta formal es aquella donde utilizamos elementos profesionales a nivel de léxico, trato, cercanía e interés por la obtención o petición de algo. Por otra parte, una comunicación informal es la que comúnmente utilizamos con nuestros familiares, mediante un lenguaje más básico y sin tanto formalismo, es una forma más abierta de comunicación.
Las cartas formales son utilizadas en el intercambio de información entre empresas, departamentos o entes. Se usan diariamente para hacer solicitudes o trámites antes diferentes organizaciones. Pero, a todas estas, sabes ¿Cómo hacer una carta formal? ¿Qué elementos debe contener una carta formal? En este artículo hablaremos un poco sobre este tipo de cartas que engloba muchísimas cosas interesantes y que debemos conocer. Descubre las principales características de una carta formal.
Tipos de cartas formales
La mayoría de los tipos de cartas entra en la categoría de formales:
Por mencionar algunas, los ejemplos anteriores son cartas formales. Una carta formal se usa para relacionar medios que siguen un interés y deben seguir una “formalidad” para ser válida. Muchas veces no tomamos a estos tipos de cartas con la seriedad que se debe, pero es necesario mencionar que a medida que una carta sea más formal, tiene más posibilidades de ser aceptada y cumpla el objetivo para el que fue redactada.
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Características y elementos de una carta formal
La carta formal es reconocida por el nivel de tecnicidad que tiene. Debe respetarse la ortografía, pulcritud en la impresión, forma como se entrega: en sobres membretados, incluyen obsequios (en caso de ser una carta entre empresas) y pare de contar. Se considera que este tipo de cartas deben incluir:
- Datos de la empresa o persona a quien se le envía la carta
- Fecha y lugar
- Contenido necesario desglosado en tres párrafos:
- Saludo breve y reconocimiento a la empresa o persona por sus productos o servicios.
- Petición o descripción según sea el tipo de carta.
- Breve despedida esperando siempre una respuesta satisfactoria y quedando a disposición de cualquier documento anexo o petición.
No olvides colocar tus datos, dirección y cualquier otro elemento que consideres importante.
6 recomendaciones para hacer una carta formal
- Si la carta va de empresa a empresa o inclusive de empresa a persona natural, llámese trabajador o proveedor, es muy recomendable utilizar formatos membretados, con el respectivo logo de la empresa, dirección, y datos fiscales.
- Usar un formato membretado le da seriedad al trámite y tiene validez, inclusive, ante terceros en caso de presentar algún reclamo o respuesta en torno a esta.
- Por otro lado, hay que decir que lo visual atrae y es la imagen que das. Una buena imagen corporativa deja buenas sensaciones y aunque no lo creas esto, también, es parte de lo formal.
- La ventaja de estas cartas formales en medios electrónicos es que pueden incluir elementos multimedia y darles mayor formalidad tales como imágenes, videos, enlaces a portafolios, galerías, entre otros muchos elementos.
- Las cartas formales siempre van a existir y debemos saber cuándo utilizarlas. Las cartas son una forma muy poderosa de expresar nuestras palabras y pueden definir el destino de empresas.
- Redactar una buena carta formal es vital en el apoyo de toma de decisiones, comunicación o como elemento legal, por lo que es necesario revisarla y si es necesario hacerle ajustes.
