Si necesitas escribir una carta formal para una figura de autoridad o alguna institución de quien necesites algún beneficio, tendrás que afinar todos los aspectos necesarios para poder maximizar las posibilidades, comunicándote de manera eficiente y precisa. En este artículo encontrarás todo lo que necesitas para saber cómo redactar una carta formal y garantizar la obtención de tus objetivos.
Como contraparte del lenguaje formal, existe el lenguaje natural. El lenguaje natural, es propio del ser humano. El aprendizaje de dicho lenguaje, nos viene del contexto familiar, cultural y comenzamos a usarlo en nuestra niñez de manera inconsciente.
Por su lado, el lenguaje formal viene dado como una invención consciente, metodológica, gobernada por acuerdos académicos y determinadas por expertos. Para aprender este último lenguaje, necesitamos estudiarlo de manera esquemática, con el fin de poder usarlo.
El uso del lenguaje natural es cotidiano para todos, sin embargo, el lenguaje formal es de utilización condicional para contextos científicos, técnicos, legales o comerciales.
Los contenidos legales son, por ejemplo, una formalización de lenguaje. Esto también se muestra en la ritualidad de cultos religiosos, clases académicas, noticieros, contexto militar, etc.
Teniendo claro todo lo anterior, debes hacer uso de un lenguaje formal, para la escritura de una carta de solicitud. Pero entonces, ¿cómo escribir una carta formal?
Escribir una carta formal
- Antes de empezar con la redacción de la carta formal, define cuáles son tus objetivos con dicha carta, así alcanzarás una mayor coherencia.
- Reúne toda la información que tengas disponible. Busca las cartas que hayas enviado previamente, si fuese el caso (información sobre la persona o la institución, artículos de noticias, información de contacto, etc.).
- Crea un esquema con la información que quieres comunicar, y organízala numéricamente por orden de prioridades. Mira cuales puntos pudieran ser prescindibles. Para ser más eficiente con este paso, cuestiónate si existe algún elemento de relevancia que debes tratar.
- Mira también si sería prudente sustituir palabras o expresiones para lograr mayor claridad en la carta.
- Redacta un primer esbozo. Utiliza la herramienta de texto más familiar para ti, y agrega funciones de notas, subrayados, pie de páginas, para anexar ideas cuando la estés releyendo.
- A la hora de revisar el esbozo de carta, confirma que se alcancen todos los objetivos y argumentos. Verifica que las palabras y frases que estás usando, suenen espontáneas y honestas; que sean claras, sintetizadas y elegantes.
- En base a tu esbozo de carta, finalmente podrás escribir una carta formal, siguiendo una estructura estándar de redacción.
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Partes de una carta formal
Al momento de escribir una carta formal, además de la elegancia, claridad y frontalidad, ésta debe tener una estructura que le permita al receptor leerla con facilidad. Para ello debes utilizar un formato estándar, estas son las partes de una carta formal:
- Membrete: Debes poner los datos (nombre e información de contacto) de quien recibirá la carta, y los tuyos (nombre, e información de contacto).
- Debajo de la información del receptor, debes poner el lugar y la fecha en la que estás al momento de escribir la misiva. Si en el membrete ya colocaste la información del lugar, puedes obviarla en esta fase.
- Encabezado: utiliza un esquema estándar mediante el cual te dirijas al receptor de la carta. Pudiendo ser así:Distinguido Dr. Álvaro Guedes
Gerente general del Ministerio de Sanidad - Salutación: podremos hacer uso módico de recursos retóricos como el de la adulación. Estos con el fin de abrir el corazón y la escucha del lector. El uso de estos recursos no debe exagerarse, y deben ser elegantes y sencillos.
- Introducción: escribe una descripción desde lo más general, a lo más específico. Debes en esta fase hacer una contextualización del tema que tratarás en la misiva.
- Desarrollo: tratarás el tema neurálgico de tu carta y la causa que te lleva a escribirla.
- Conclusión: podrás usar clichés elegantes como: “Sin más a que hacer referencia”. Despídete cordialmente en tercera persona, y escribe tus buenos deseos.
- Cierre: escribe tu nombre y tu cargo o profesión, además del lugar donde estamparás tu rúbrica después de imprimir.
Elementos claves de una carta formal
En la vida, es necesario tener una actitud estratégica ante las circunstancias. No debes dejarte llevar por emociones temporales, sino por la objetividad y la lucidez. Con esto te estamos diciendo que la clave de cualquier actividad que tu realices, incluida la redacción de una carta formal, es visión estratégica. Para esto debes contar con algunos elementos clave de una carta formal:
- Debes tener plena conciencia, de dónde estuviste, dónde estás y qué quieres conseguir.
- Debes utilizar un lenguaje claro. El receptor de la misiva debe comprender de manera precisa, qué es lo que quieres comunicar.
- Debes ser integral. La persona que lee, debe tener toda la información que requiera para poder comprender lo que tú le intentas comunicar.
- Debes ser breve. Puedes contar con el hecho de que el receptor de la misiva tendrá limitaciones de tiempo. Por ello, es mejor estructurar la situación a tu favor, entregándole una lectura breve.
Algunos consejos para redactar una buena carta formal
- Utiliza siempre membrete en tus cartas formales. De esta manera el receptor podrá tener la máxima información posible con solo una mirada.
- Analiza y planifica lo quieres alcanzar antes de redactar tu carta. Si no lo planificas, es muy probable que tu mensaje caiga en redundancias que hagan de la lectura tediosa y exasperante.
- Siempre utiliza frases concisas. Utilizando enunciados cortos, tu lector entenderá muy fácilmente.
- Realiza una buena redacción, separando las ideas por párrafos. Y cuando lo necesites, enumera cada concepto. Dando un esquema claro, facilitas incluso la memorización de tu carta.
- Aunque debe ser una carta con lenguaje formal, no es útil que uses palabras rebuscadas de difícil entendimiento.
Pon en práctica todo lo anterior y garantizarás el éxito en la redacción de tu carta formal.
